Wie ich zum Google Apps-Fan wurde (keine Beichte)

Nein, ich bin kein Google-Fanboy. Und ich kriege auch kein Geld, Vergünstigungen, Gratis-Donuts oder sonstige Streicheleinheiten für den Text hier. Was mir beim Launch von Google Inbox aber wieder mal aufgefallen ist: Wenn du die IT-Infrastruktur für ein Unternehmen aufbaust, solltest du dir Google Apps unbedingt ansehen.

Alles, was man braucht. Für kleines Geld.

Mit der neuen Inbox von Google hat das Unternehmen seine Mail-Applikation etwas aufgemotzt. Inbox sieht Mails als Aufgaben an und bietet neue Funktionen, um diese Aufgaben effizient zu verwalten. Inbox sieht sehr aufgeräumt aus, neben Google+ im Moment die Google App mit dem modernsten Erscheinungsbild.

Nachdem ich Inbox aktiviert hatte, habe ich mir mal wieder überblicksmässig angesehen, was denn diese Google Apps als Ganzes inzwischen können und bieten. Und, ohne ein ausgesprochener Google-Fanboy zu sein: Das ist schon ziemlich beeindruckend. Im Grunde ist inzwischen alles mit an Bord, was ich brauche, um ein Unternehmen bzw. die Zusammenarbeit in einer Firma, optimal sicherzustellen. Und das für eine Handvoll Dollar. 

Mail oder Inbox, Google Kalender: Das sind Standard-Anwendungen, die jede Lösung  bietet, die Features sind vergleichbar.

Google Drive: Geteilte Laufwerke – in vielen Unternehmen ein trauriges Kapitel. Man sieht die wildesten Lösungen, damit Mitarbeitende ihre Dokumente über Abteilungs- oder Organisationsgrenzen hinweg teilen können. Ist bei Google Drive alles drin und mittels Freigaben sehr einfach zu bewirtschaften. (Ich musste  kürzlich in einer Sharepoint-Umgebung Dokumente aus- und einchechen – WTF??)

Google Office-Lösungen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprograme, Formulare – mit dabei und die Dateiformate sind mit den gängigen Office-Lösungen kompatibel. Jede einzelne App bietet gefühlte 80% der Funktionalitäten, die Microsoft-Produkte mitbringen. Dafür wird mehr Wert auf Kollaboration gelegt: Gemeinsames Bearbeiten und die Review von Dokumenten ist um Welten einfacher.

Google+: Das ist die Anwendung, die im Unternehmenskontext am meisten unterschätzt wird. Im Grunde ist Google+ für Unternehmen ein voll ausgestattetes Intranet. Das einfach schon da ist. Das nicht konzipiert, programmiert und mühsam ausgerollt werden muss. Und das beste: Es wird genutzt. Wir haben bei Blogwerk versuchsweise interne Communities aufgebaut.  Zum Beispiel eine Community mit Hinweisen zu Events, Vorträgen oder Kursen, die für andere Blogwerker interessant sein könnten. Jeder und jede, der über eine Info stolpert, postet es in der Community.

Die Idee ist natürlich nicht neu, aber was ich umwerfend finde: Es wird genutzt. Meiner Meinung nach hat das damit zu tun, dass das Teilen von Informationen via mobile Geräte oder auch den Browser so einfach ist wie in keinem anderen vergleichbaren Produkt. Und Google+ sorgt mit den Benachrichtigungen dafür, dass die anderen Community Members via Mail oder Notifications informiert werden. Im Klartext: Man kann mit Google+ interne Foren zum Wissensaustausch bauen, die auch nach neun Monaten noch regelmässig genutzt werden. Das ist – wer es schon versucht hat, weiss um die Mühe – sehr sensationell.

Google Hangout oder Talk: Instant Messenger-Applikationen gehören seit einigen Jahren zur Standardausrüstung in vielen Unternehmen. Mit den Hangouts stellt Google ausserdem eine Videoconferencing-Infrastruktur zur Verfügung.

Google Vault: Nicht so sexy wie Google+, aber für Unternehmen essentiell, bietet Google Vault die Möglichkeit, den gesetzlichen Vorgaben bezüglich Aufbewahrungspflicht von Dokumenten, Mails etc. nachzukommen. Ein unangenehmes Thema, dessen Lösung häufig noch die Anschaffung zusätzlicher Hardware o.ä. voraussetzt. Google Vault löst dieses Problem einfach und kostengünstig.

Google Apps heisst Zusammenarbeit im Browser

Features und Funktionalitäten sind das eine – ich finde insbesondere zwei Grundideen spannend, die bei Google offenbar die Produktentwicklung leiten. 1. Alles läuft im Browser. Dieser Ansatz war vor einigen Jahren etwas exotisch, heute ist es offensichtlich die bessere Lösung, wenn es um moderne Arbeitsformen geht: Mobiles Arbeiten, Home Office etc.pp. Die zweite Idee heisst Zusammenarbeit – alle Google-Produkte legen grossen Wert auf «Collaboration». Diese Zusammenarbeit im Team, im Unternehmen oder mit Partnern und Kunden ist mit keinem System so einfach sicherzustellen. Und ganz ehrlich ist mir gelungene Teamarbeit wichtiger als ein Word-Dokument mit superkorrekten Fusszeilen und dreiseitigem Stichwort-Verzeichnis.

Sind meine Daten geschützt? Wer weiss.

Auf der Schattenseite ist natürlich das Thema Datenschutz auszumachen. Die ganzen Daten einer Unternehmung liegen auf Google-Servern, auf die man keinen Zugriff hat. Ich finde das nicht weiter schlimm, da ich Google grundsätzlich vertraue – beziehungsweise nicht sehe, weshalb Google an meinen Daten interessiert sein sollte. Aber man muss sich fragen, ob die NSA oder andere Geheimdienste Zugriff auf meine Daten haben. Ich weiss es nicht, würde aber davon ausgehen. Die Frage ist bloss, ob die NSA nicht sowieso den ganzen Datenverkehr anzapft – also gibt es überhaupt eine Lösung, die sicher ist? (Das finde ich nicht toll und das sollten wir auch nicht so hinnehmen – ist aber bloss die Situation heute.)

Sind meine Daten sicher? Ja.

Die zweite Frage ist die der Datensicherheit. Die Daten liegen nicht auf meinem Server im Keller. Ich kann nicht hingehen und ein Tape ziehen oder die Festplatte spiegeln. Ein Umstand, der bei vielen Unternehmen  Bauchgrimmen auslöst. Meine Meinung: In einem  Unternehmen eine adäquate Server-Infrastruktur zu betreiben, ist ziemlich aufwändig. Die entsprechenden Ressourcen für den Schutz dieser Infrastruktur aufzubringen, ist schlicht unmöglich. Kaum ein Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden leistet sich einen Security Officer o.ä.. Google hingegen dürfte – wie etwa Amazon – ein kleines Heer davon beschäftigen. Ausserdem: Die Exportfunktionen bei Google (etwa für Mail, Kontakte oder Dokumente) sind ziemlich einfach und entsprechen Industriestandards – ich habe also jederzeit die Hoheit über meine Daten.

Günstig und gut

Nach einigen Jahren mit Google Apps würde ich jederzeit darauf setzen – insbesondere bei jungen Unternehmen und Startups. Ich komme so zu einer IT-Infrastruktur, die allen Ansprüchen genügt, ohne hohe Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen. Wir reden hier von 40 Euro pro Kopf und Jahr. Da die Kosten auf einer Pro-Kopf-Basis berechnet werden, wächst die Infrastruktur mit meinem Unternehmen; es entstehen keine sprungfixen Kosten.

Das Kostenargument steht für mich aber nicht mal so sehr im Vordergrund. Entscheidend finde ich die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit im Unternehmen. Weil ich fest davon überzeugt bin, dass diese Form der Arbeit für heutige Unternehmen erfolgsentscheidend sind.

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