Google Data Studio: praktisches Tool für Reports und Datenvisualisierungen

Data Studio ist ein kostenloses Tool von Google, um Reports, Dashboards und Datenvisualisierungen zu erstellen. Wir haben es kürzlich für ein Social-Media-Projekt eingesetzt – unsere Erfahrungen.

Das Reporting von Kennzahlen und Key Performance Indicators gehört zu jeder Online-Kommunikationskampagne. In unseren Projekten geht es häufig um Zahlen aus verschiedenen Quellen, etwa Kennzahlen der Website-Performance, Reichweite auf Facebook oder Anzahl der Reviews auf TripAdvisor. Für ein Kundenprojekt haben wir nach einem geeigneten Tool gesucht – und unser Ehrgeiz war, ohne das Excel-/Powerpoint-Gespann auszukommen.

Die Reports sollten für die Empfänger online verfügbar sein, so nahe an Echtzeit wie möglich. Die Daten wollten wir ansprechend visualisieren, ohne einen Grafiker beauftragen zu müssen. Die zu visualisierenden Daten stellten keine besonders grosse Anforderung dar: Es ging um Zahlen aus Google Analytics für mehrere Websites, sowie Kennzahlen aus sozialen Netzwerken, allerdings lediglich «High-Level»-Zahlen. Nach einiger Recherche haben wir uns für das Google Data Studio entschieden, ein Produkt von Google, das seit Frühjahr auch in der Schweiz zur Verfügung steht.

Google Data Studio kurz vorgestellt

Reporting-Tool für Laien

Das Data Studio ist im Prinzip sehr einfach zu handhaben, und eignet sich gut für Leute ohne vertiefte Programmier- oder Datenbank-Kenntnisse. «Im Prinzip», weil es in der Praxis dann doch wieder einiges zu tüfteln gibt. Aber nichts, das man nicht via Suchmaschine und «Point&Click» lösen kann. Die beiden Haupt-Elemente sind der Berichts-Editor und die Verwaltung der Datenquellen. Die Verbindungen zu potenziellen Datenquellen sind bei einem solchen Instrument wichtig: Je mehr Verbindungen, desto weniger Daten muss ich manuell erfassen. Ausserdem habe ich via Konnektoren zu jedem Zeitpunkt aktuelle Daten im Report. Google Data Studio kennt drei Arten, um Verbindungen zu Daten herzustellen.

• Datei-Upload: Über den Datei-Upload lassen sich strukturierte Daten (also in Tabellen) zu Google Data Studio hochladen. In der Praxis dürften das meistens Excel-Files sein.
• Datenbank-Connectors: Über diese Verbindungen lassen sich Datenbanken wie MySQL oder die Google-Produkte BigQuery und Google Cloud SQL mit dem Data Studio verbinden. Gemäss Dokumenation lassen sich damit «Analysen im Petabyte-Bereich» fahren. Wir haben das mal auf nächstes Jahr aufgeschoben…
• Google-Produkt-Connectors: Über diese Verbindungen lassen sich alle wichtigen Google-Produkte anbinden, also insbesondere AdWords, DoubleClick Campaign Manager, Google Analytics, YouTube Analytics, die Search-Konsole und – in unserem Fall sehr nützlich – die Verbindung zu Google Spreadsheet.

Nur wenig Verbindungen zur Aussenwelt

Im Vergleich mit anderen Tools fällt vor allem eines auf: Konnektoren zu den grossen Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter fehlen. Dafür ist die nahtlose Zusammenarbeit mit den Google-Produkten, insbesondere Analytics, sichergestellt. Ich habe mir andere Tools angesehen, die diese Konnektoren teilweise mit an Bord hatten. Allerdings tauchte zumindest in unserer Recherche keines auf, dass alles so ganz super macht. Da wir eine möglichst günstige Lösung wollten (also, so wie in «gratis») und auch nicht Unmengen von Daten aus Drittplattformen zu integrieren hatten, haben wir dieses Manko des Data Studios in Kauf genommen. (Die Social-Media-Monitoring und -Reporting-Tools in der Grössenordnung von mehreren tausend Franken Lizenzgebühr pro Jahr haben wir nicht evaluiert.)

Wir entschlossen uns deshalb, externe Daten manuell in Google Sheets zu erfassen. Wer das nicht möchte, kann sich das Google Sheets Add-on «Supermetrics» anschauen. Dieses Add-on stellt eine automatisierte Verbindung zwischen Plattformen wie Facebook, Twitter oder Bing her und lädt aktuelle Daten automatisch in ein Google Sheet. Von da lassen sich die Daten im Data Studio verwenden. Für 49 US-Dollar im Monat ab einer gewissen Anzahl Daten durchaus eine lohnende Investition.

Die Umsetzung ist einfach (wenn man ein Konzept hat)

Ist die Frage nach den Datenquellen geklärt, geht es an das Design des Reports. Und das ist in Data Studio tatsächlich einfach: Mit der Maus lässt sich das gewünschte Element auf die Berichtsfläche ziehen, man wählt die anzuzeigenden Daten aus, und fertig. Zur Verfügung stehen Zeitreihen, Säulen und Balken, Pie Charts, Tabellen, Geo-Maps und andere. Ergänzt wird die Werkzeugpalette durch Text- und Bildelemente. Sind die gewünschten Daten auf dem Bericht visualisiert, lassen sich die Darstellungen noch formatieren und an das Corporate Design anpassen.

Vorausgesetzt man hat ein gutes Konzept für den Bericht (welche Informationen brauchen wir für wen?), ist das Umsetzen mit Data Studio keine grosse Sache. Ein sehr tolles Feature ist übrigens das Feld, um den Zeitraum auszuwählen. Damit können Nutzer des Reports den gewünschten Betrachtungszeitraum selbst auswählen. Das Feld lässt sich ebenfalls per Mausklick in den Bericht integrieren – und macht im Endresultat einen sehr professionellen Eindruck. Der Zeitraum gilt jeweils für den ganzen Report, ausser man definiert für einzelne Elemente einen fixen Zeitraum – etwa für Zeitreihen für das laufende Jahr o.ä.

Reports kopieren, wiederverwenden und ausdrucken (!)

Ein Bericht bei Google Data Studio besteht in der Regel aus mehreren Seiten, die sich beliebig anordnen lassen. Die Seitenstruktur erleichtert unter anderem das Ausdrucken, was doch noch ab und an gewünscht wird. Die Seiten lassen sich kopieren. Das ist praktisch, wenn man etwa einen identischen Report für mehrere Betriebe oder Kampagnen anlegen möchte. Dazu muss man lediglich die Seite kopieren und die Datenquellen neu verknüpfen. Steht der Report, muss er zu den Empfängern. Dafür stellt Data Studio die aus Google Apps bekannte Teilen-Funktion zur Verfügung. Das hat zwei Vorteile: Man verschickt keine 20MB grosse Dateien, und alle Empfänger haben immer den aktuellen Report. Das sind vermeintlich kleine, aber im Unternehmensalltag wesentliche Erleichterungen. Die Empfänger des Reports müssen nicht über einen Google-Account verfügen, solange sie die Reports nur lesen. Andere Google-Nutzer dagegen können auch zum Bearbeiten eingeladen werden.

Fazit: eine Empfehlung von uns

Für unser konkretes Projekt hat sich Google Data Studio als sehr nützliches Instrument erwiesen. Wir hatte nicht allzu komplexe Anforderungen und grosse Datenmengen zu verarbeiten. Der gegenüber «grossen» Reporting-Tools eingeschränkte Funktionsumfang und die wenigen Konnektoren waren ausreichend. Und wir haben bei Weitem nicht alle Möglichkeiten ausgereizt. Mit etwas Kenntnissen über Datenbanken liesse sich noch viel mehr anstellen. Für kleine Reporting-Projekte können wir das Tool deshalb sehr empfehlen. Bei einem nächsten Projekt würde ich mir allenfalls überlegen, mit Supermetric externe Plattformen anzubinden und so den Data-Input-Workflow zu automatisieren.

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Wer zum ersten Mal mit Data Studio arbeitet, wird unweigerlich die eine oder andere Detailfrage haben. Gute weiterführende Informationen fand ich bei diesen Quellen:
The Beginner’s Guide to Google Data Studio beim Search Engine Journal
Die Data-Visualization-Kategorie des Google-Analytics-Solutions-Blogs
Das Community-Forum für Google Data Studio
Das Blog von Ben Collins, einem Spreadsheet Developer (!)

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tl;dr

Mit Google Data Studio lassen sich einfach professionelle Reports und Datenvisualisierungen erstellen. Wir werden das Tool wieder nutzen.[/violett_box]